Suomen Lääketieteen Historian Seuran vuosikirja Hippokrates julkaisee suomen-, ruotsin- tai englanninkielisiä tieteellisiä artikkeleita ja muita kirjoituksia, kuten kirja-arvioita. Artikkelit voivat olla empiirisiä, teoreettisia tai menetelmällisiä tutkimuksia tai katsauksia ajankohtaiseen kirjallisuuteen tai tutkimukseen. Vuosikirjaan hyväksytty aineisto julkaistaan sekä painettuna että verkkoversiona. Artikkeliksi tarkoitetut käsikirjoitukset käyvät läpi vertaisarvioinnin, ja muut kirjoitukset arvioidaan toimituksessa. Kirjoitukset, joissa ei ole noudatettu seuraavia kirjoitusohjeita, palautetaan korjattavaksi jo ennen arviointia. Vuosikirja ei maksa kirjoituspalkkioita.
Yleiset kirjoitusohjeet
Suositeltava käsikirjoituksen pituus, sisältäen lähdeluettelon, on noin 30 000–60 000 merkkiä ilman välilyöntejä (15–30 sivua fonttikoolla 12 ja 1½ rivivälillä). Vuosikirjaan voi luonnollisesti tarjota myös tätä lyhyempiä tai pidempiä käsikirjoituksia, mutta pitkistä käsikirjoituksista on syytä erikseen neuvotella toimituksen kanssa. Suositeltavaa on, että artikkeleissa käytetään alaviitteitä. Vuosikirjan viitekäytäntö on kuitenkin joustava, koska kirjoittajat ovat tottuneet erilaisiin käytäntöihin. Internet-viitteen loppuun laitetaan päivämäärä, jolloin tiedot on noudettu. Koska kirjoitukset julkaistaan myös verkossa, on kirjoittajan liitettävä viisi asiasanaa heti otsikon alle.
Käsikirjoitukset voivat olla suomen-, ruotsin- tai englanninkielisiä. Suomen- tai ruotsinkielisissä käsikirjoituksissa on oltava mukana englanninkielinen tiivistelmä. Suomen- tai ruotsinkielisten käsikirjoitusten kuva- tai taulukkotekstien on oltava myös englanniksi. Englanninkielisessä käsikirjoituksessa on oltava mukana suomen- tai ruotsinkielinen tiivistelmä. Tiivistelmän suositeltava pituus on noin 1 000 merkkiä ilman välilyöntejä.
Käsikirjoitukset toimitetaan tekstitiedostoina (esim. rtf tai Word, ei pdf) päätoimittajalle osoitettuina sähköpostin liitetiedostona suomenlhs [at] gmail.com viimeistään elokuussa sinä vuonna, jonka vuoden vuosikirjaan käsikirjoitus on aiottu. Käsikirjoituksia ei oteta vastaan kuin sähköisessä muodossa. Vuosikirjalle tarjottujen käsikirjoitusten on oltava kieliasultaan viimeisteltyjä ja otsikoiden lyhyitä ja nasevia. Ennen käsikirjoituksen lähettämistä kirjoittajien on syytä esimerkiksi tarkistaa, että kuvatekstit ovat mukana, väliotsikot ovat yhteneväisellä tyylillä, lyhenteet (esim. mm., prof., jne…) on pääsääntöisesti kirjoitettu auki, teosten nimet kursivoitu ja kaikkien mainittujen henkilöiden elinvuodet ovat sulkeissa mukana.
Käsikirjoituksen ensimmäiselle sivulle merkitään tekijä(i)n etu- ja sukunimien sekä kirjeenvaihto-osoitteiden lisäksi kaikkien kirjoittajien oppiarvot. Koska tieteellisiksi artikkeleiksi tarkoitetut käsikirjoitukset lähetetään vertaisarviointiin toimituksen ulkopuolisille asiantuntijoille nimettöminä, ensimmäiselle varsinaiselle sivulle tulee pelkkä otsikko ilman kirjoittajien nimiä. Vuosikirja pyytää tarjotusta käsikirjoituksesta vähintään kahta lausuntoa. Vertaisarvioinnit ovat nimettömiä, ja ne toimitetaan kirjoittajille. Vuosikirja tallettaa arviointiprosessissa syntyneet asiakirjat vertaisarviointitunnuksen edellyttämällä tavalla. Kirjoittaja saa siitä vuosikirjasta, jossa hänen kirjoituksensa ilmestyi, kolme kirjaa ilmaiseksi ja mahdollisuuden ostaa kirjoja puoleen hintaan.
Kuvat, kuviot ja taulukot
Kuvien, kuvioiden ja taulukoiden oltava selkeitä ja hyvin esitettyjä sekä numeroituina juoksevasti siinä järjestyksessä, missä ne tekstissä esiintyvät. Kuvien, kuvioiden ja taulukoiden otsikoiden on kerrottava niiden olennainen sisältö tekstistä irrallaankin. Kuvioiden on oltava ammattimaista tasoa ja sellaisenaan painovalmiita (ei esimerkiksi PowerPoint -muodossa). Kuvien, kuvioiden ja taulukoiden otsikkojen sekä taulukoiden sarakkeiden tai kuvioiden selityksien ym. on oltava myös tiivistelmän kielellä.
Kuvien, taulukoiden tai kuvioiden lainaamiseen pätevät samat tieteellisen siteeraamisen ja hyvän tavan vaatimukset kuin kirjoitettuun tekstiin. Kuvilla tulee olla samalla tavoin asiallinen yhteys tekstiin kuin perinteisilläkin siteerauksilla. Myös kuvan kohdalla lähde on mainittava selkeästi. Aikaisemmin julkaisemattomien kuvien kohdalla kirjoittajan tulee itse selvittää kuvien tekijänoikeudet ja käyttöoikeudet sekä hankkia kuville oikeuksien omistajalta julkaisulupa. Kuvissa mahdollisesti esiintyvien potilaiden yksityisyydensuoja on otettava huomioon. Kuvamäärää ei ole ennalta rajoitettu, mutta mikäli kuvia on artikkelin pituuteen nähden paljon, voi toimituskunta tarvittaessa valita niistä vain osan julkaistavaksi. Seura ei korvaa kirjoittajalle kuvista aiheutuneita kustannuksia.
Kuvia, kuvioita ja taulukoita ei tule liittää artikkelin tekstin lomaan, vaan ne toimitetaan erillisinä tiedostoina jpg- tai tiff-muodossa. Kuvien on oltava painokelpoisia (vähimmäisresoluutio on 300 dpi, ja vähimmäistulostuskoko noin 21 cm x 15 cm eli noin 2480 x 1772 pikseliä). Kuvat toimitetaan toimituskunnalle sähköpostitse osoitteeseen suomenlhs [at] gmail.com. Mikäli kuvia ei niiden suuren koon tai muun syyn vuoksi ole mahdollista lähettää sähköpostitse, ota yhteyttä vuosikirjan toimituskuntaan. Myös kaikissa artikkelin sisältöön, muotoseikkoihin ja kuviin liittyvissä kysymyksissä kannattaa kääntyä toimituskunnan puoleen.
